Seinäjoki-resan: små steg framåt

I Seinäjoki betraktas upphandlingar som en strategisk möjlighet och därför har arbetet med att utveckla upphandlingarna bedrivits aktivt under de senaste åren. Var ska vi börja när det finns så mycket att göra? Hur hittar vi tid för utveckling när vardagen också ska fungera?

I Seinäjoki pågår ett aktivt arbete med att utveckla upphandlingen. Under 2022 och 2023 utreddes upphandlingarnas nuläge och nyckeltal i samarbete med Hansels utvecklingsenhet. Analysen resulterade i en tydlig handlingsplan och många förslag till förbättringar. Utvecklingen tog ett kraftigt steg framåt tack vare projektet Seinäjoen modernint hankinnat som inleddes 2023 och som delfinansierades av Europeiska unionen.

”När projektet startade hade vi redan en hel del kunskap, idéer och utmaningar som vi började söka lösningar för. Projektet fokuserar på fyra olika områden: hållbarhet, genomslag, delaktighet och innovation”, säger projektledare Hanna Lindberg.

Vid sidan av det viktiga utvecklingsarbetet måste upphandlingssidan rulla på, och det finns inte tillräckligt med tid och resurser för att göra allt. Lindberg och Seinäjokis upphandlingsdirektör Tiina Penttilä beslutade att fortsätta samarbetet med Hansel som hade börjat bra när man förberedde det nya projektet.

”Vår sakkunskap matchade projektets prioriteringar väl och vi var glada över att få fortsätta arbeta med Seinäjokis upphandling. Seinäjoki visar stort ledarskap genom att ta hänsyn till hållbarhet och genomslag, utan att man glömmer vikten av grunderna”, säger Hansels enhetschef Kalle Pinni

Öppenhet gynnar alla

Grundläggande frågor och framsteg gick hand i hand i de workshops som ordnades 2024 där det handlade om att ta fram metoder till stöd både för förberedelser och planering av upphandlingar samt identifiering och främjande av hållbarhet och genomslagskraft. Utöver workshopparna har Seinäjoki haft aktiv kontakt med företag och utbildningsinstitutioner i regionen och med upphandlingskollegor från hela Finland.

”Om jag har hört att en annan stad gör ett bra jobb med upphandlingar har jag kontaktat dem och bett om mer information. Kollegorna delar gärna med sig av sina erfarenheter och goda tips”, säger Lindberg.

Seinäjoki är en företagsvänlig stad och upphandling ger företagarna i området möjligheter. Lindberg har också haft mycket sparring med företag om hållbar upphandling och letat efter konkreta exempel på hur man bäst förverkligar hållbarhet. Syftet med det institutionella partnerskapet är att öka förståelsen för upphandling och dess betydelse för kommande generationer.

Mycket har hänt på några år, men långsiktiga förändringar kräver tid och tålamod, både för inköpsteamet och resten av organisationen.

”Att utveckla en punkt kan avslöja brister på en annan. Då måste man prioritera och ta ett steg i taget. Om man inte gör något händer inte heller någonting”, sammanfattar upphandlingschef Penttilä.

I Seinäjoki kartläggs för närvarande enheternas upphandlingsvolymer och kommande upphandlingsbehov. Syftet är att samla upphandlingar att genomföras i ett avtal eller som gemensam upphandling. Så undviks överlappande arbete och upphandlingsvolymerna kan utökas och det skapas mer konkurrens. Samarbetet med Hansel kommer att fortsätta i även i det här projektet.